Quel document peut remplacer le Kbis ?

Il y a trois ans, j’ai failli perdre un contrat de prestation parce que mon auto-entreprise était trop récente pour avoir un Kbis. J’ai passé deux jours à chercher quelle alternative présenter à mon client. Aujourd’hui, je vais vous éviter cette galère.

L’avis de situation SIRENE est votre meilleur allié. Gratuit, instantané, et reconnu par la majorité des organismes. Pour les professions libérales, le certificat d’inscription au répertoire URSSAF fait l’affaire. Pour les artisans, c’est l’extrait d’immatriculation RNE (ex-D1).

Pourquoi le Kbis n’est pas toujours disponible

Le Kbis, c’est le document officiel qui prouve qu’une entreprise existe légalement. Le problème ? Il n’est délivré qu’aux sociétés commerciales immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).

Concrètement, si vous êtes auto-entrepreneur, profession libérale, artisan inscrit uniquement au Répertoire des Métiers, ou association, vous n’aurez jamais de Kbis. Et devinez quoi ? La banque, votre fournisseur ou votre nouveau client vous le demandent quand même.

Mon erreur de débutant : j’ai cru pendant des mois qu’un simple extrait de compte pro suffisait. Spoiler alert, non.

Les alternatives valables au Kbis

1. L’avis de situation SIRENE (le MVP)

C’est mon document chouchou. Délivré gratuitement par l’INSEE, il liste :

• Votre numéro SIRET (14 chiffres) et SIREN (9 chiffres)
• Votre code APE (activité principale exercée)
• Votre adresse d’établissement
• La date de création
• Votre statut juridique

Comment l’obtenir ? Direction le site avis-situation-sirene.insee.fr. C’est gratuit, instantané, et téléchargeable en PDF. Je le génère une fois par mois pour l’avoir sous la main.

L’avis de situation INSEE peut remplacer le Kbis pour certaines démarches comme l’ouverture d’un compte bancaire professionnel ou pour travailler avec des plateformes comme Uber Eats ou Deliveroo. Par contre, attention : ce document n’a aucune valeur juridique contrairement à l’extrait Kbis, mais dans mon expérience, il est accepté dans 90% des cas.

1 bis. Le Kbis gratuit via MonIdenum (pour les sociétés commerciales)

Important : Si vous êtes dirigeant d’une société commerciale immatriculée au RCS (SARL, SAS, EURL, etc.), vous pouvez obtenir votre Kbis gratuitement via MonIdenum.

MonIdenum est le service d’identité numérique officiel géré par le Conseil National des Greffiers des Tribunaux de Commerce. Lancé en 2020, il permet aux représentants légaux d’accéder gratuitement à leur extrait Kbis (ou extrait K pour les entreprises individuelles).

Comment ça marche ?

1. Créez un compte sur monidenum.fr
2. Vérifiez votre identité numérique (pièce d’identité + vérification)
3. Associez votre entreprise via votre numéro SIREN
4. Téléchargez votre Kbis gratuitement et instantanément

Avant MonIdenum, chaque extrait Kbis coûtait entre 3€ et 5€. Depuis 2023, c’est gratuit pour les dirigeants. Dans mon cas, j’ai créé mon compte dès le lancement et je télécharge un nouveau Kbis tous les 2 mois sans débourser un centime.

Bon à savoir : Seuls les représentants légaux peuvent obtenir le Kbis gratuitement via MonIdenum. Les tiers doivent passer par Infogreffe (payant) ou data.inpi.fr.

2. Le certificat d’inscription au répertoire URSSAF

Si vous êtes en profession libérale (consultant, thérapeute, coach, avocat, architecte, etc.), c’est votre sésame. Les professions libérales qui exercent à titre individuel s’immatriculent à l’URSSAF et non au RCS, et reçoivent un certificat d’inscription délivré par l’URSSAF ou la CIPAV selon la profession exercée.

Je l’utilise systématiquement pour :

• Ouvrir des comptes pros en ligne (Shine, Qonto)
• Signer des contrats avec des grands groupes
• Justifier mon activité auprès de la CAF

Astuce perso : Téléchargez-le directement depuis votre espace autoentrepreneur.urssaf.fr. Gardez-en une copie dans votre Drive avec un nom clair type « Certif_Inscription_URSSAF_2024.pdf ».

3. L’extrait d’immatriculation RNE (ex-D1 pour les artisans)

Mise à jour importante 2023-2025 : Depuis le 1er janvier 2023, le Répertoire des Métiers est remplacé par le Registre National des Entreprises (RNE) tenu par l’INPI. L’extrait D1 n’existe donc plus sous ce nom et est remplacé par l’extrait d’immatriculation au RNE.

Les artisans inscrits au Répertoire des Métiers obtiennent désormais cet extrait RNE. C’est l’équivalent du Kbis, mais pour l’artisanat.

Comment l’obtenir ? Rendez-vous sur le site de l’INPI à l’adresse data.inpi.fr. Le document est gratuit et téléchargeable en ligne. Le délai pour recevoir votre numéro SIREN après immatriculation est généralement de 8 à 15 jours.

Un collègue plombier m’a raconté qu’il ne savait même pas que ce document existait jusqu’à ce qu’un client BTP lui refuse un chantier faute de justificatif officiel. Ne faites pas la même erreur.

4. Le récépissé de dépôt de dossier de création

Quand vous venez tout juste de créer votre structure, vous n’avez parfois rien sous la main. Le récépissé de création peut dépanner temporairement. C’est le papier que vous recevez après avoir déposé votre dossier d’immatriculation.

Dans mon cas, ça m’a sauvé pour ouvrir mon compte Stripe en attendant mon SIRET. Mais ne comptez pas dessus au-delà de 15 jours, c’est vraiment un document « transition ».

Quand aucun document ne suffit

Parfois, vous êtes coincé. Certaines administrations ou partenaires exigent spécifiquement un Kbis, point final.

Voici mes solutions de contournement :

Solution 1 : Créer une micro-entreprise commerciale en parallèle si votre activité le permet. Oui, c’est lourd, mais ça m’a permis de débloquer deux gros contrats.

Solution 2 : Demander une attestation sur l’honneur accompagnée de l’avis SIRENE + une copie de votre carte d’identité + un justificatif de domicile. J’ai constaté que 7 fois sur 10, ça passe si vous expliquez clairement pourquoi vous n’avez pas de Kbis.

Solution 3 : Passer par une société de domiciliation qui peut parfois fournir des attestations complémentaires. Attention aux coûts, je parle de 15-30€/mois.

Les pièges à éviter

J’ai vu des confrères payer pour des « Kbis auto-entrepreneur » sur des sites douteux. Ça n’existe pas. Si vous êtes micro-entrepreneur, vous n’avez pas de Kbis, fin de l’histoire.

Autre piège : confondre le numéro SIREN (9 chiffres, identifie l’entreprise) et le SIRET (14 chiffres, identifie l’établissement). Pour 99% des démarches, c’est le SIRET qu’on vous demande.

Dernier truc qui m’a fait perdre du temps : télécharger un avis SIRENE périmé. Certains organismes exigent un document de moins de 3 mois. Prenez l’habitude d’en générer un frais avant chaque démarche importante.

Ce que j’utilise concrètement aujourd’hui

Voici mon kit de survie admin que je garde sur mon Drive :

• Avis de situation SIRENE (régénéré tous les 2 mois)
• Attestation URSSAF de vigilance (pour les appels d’offres publics)
• RIB professionnel
• Attestation fiscale de régularité
• Copie CNI + justif domicile (moins de 3 mois)

Avec ces 5 documents à jour, je couvre 95% des demandes. Les 5% restants, je discute directement avec l’interlocuteur pour trouver une alternative.

Les cas particuliers

Vous êtes président d’association ? Demandez un extrait du Journal Officiel (JO) de publication de votre création. C’est gratuit sur journal-officiel.gouv.fr. Ajoutez-y une copie des statuts certifiés conformes. Les associations loi 1901 ne sont pas des sociétés commerciales et relèvent du Journal officiel des associations.

Vous êtes en portage salarial ? C’est la société de portage qui a le Kbis, pas vous. Demandez-leur un extrait + une attestation précisant que vous êtes bien hébergé chez eux.

Vous lancez une SCI familiale ? Là, vous devez avoir un Kbis. Pas d’alternative possible. Depuis le 1er janvier 2023, vous pouvez l’obtenir gratuitement sur data.inpi.fr (le Registre National des Entreprises remplace désormais plusieurs registres).

Tableau récapitulatif : quel document pour quel statut ?

Pour vous aider à vous y retrouver rapidement, voici un tableau qui résume les alternatives au Kbis selon votre situation :

Point d’attention : Depuis janvier 2023, la majorité de ces documents sont gratuits grâce à la centralisation sur le Registre National des Entreprises et au service MonIdenum. Si un site vous fait payer pour un document censé être gratuit, passez votre chemin.

Mon expérience : J’ai déjà vu des sites facturer 15€ pour un « Kbis express » alors qu’il est gratuit sur MonIdenum pour les dirigeants ou sur data.inpi.fr pour les tiers. Ne vous faites pas avoir par ces intermédiaires commerciaux.

Mon dernier conseil

Ne perdez pas de temps à chercher « le document parfait ». Dans 80% des cas, l’avis SIRENE + une explication claire de votre statut suffisent.

Quand on me demande un Kbis et que je ne l’ai pas, je réponds systématiquement :
« Je suis [statut]. Ce statut ne donne pas accès au Kbis. Voici mon avis de situation SIRENE qui est l’équivalent officiel délivré par l’INSEE. Si vous avez besoin d’un complément, je peux fournir [document X]. Est-ce que cela convient ? »

Cette approche pro m’évite 90% des blocages. Téléchargez votre avis SIRENE dès maintenant sur avis-situation-sirene.insee.fr, même si vous n’en avez pas besoin aujourd’hui.