Combien de temps faut-il garder une fiche de paie ?

La fiche de paie est un document précieux qui peut être nécessaire à divers moments de votre vie active. Il est donc essentiel de bien comprendre la durée pendant laquelle vous devez les garder. On vous explique tout de suite en détail combien de temps faut-il conserver une fiche de paie.

Durée minimale de conservation pour un salarié

En tant que salarié, il est recommandé de conserver vos bulletins de salaire toute votre vie active. En effet, ces documents peuvent être utiles lors de différentes situations telles que :

• Le calcul de vos droits à la retraite ;
• L’établissement d’un dossier de demande de crédit ;
• La vérification de vos cotisations sociales.

Cependant, certaines situations exigent une durée de conservation plus longue :

1. 3 ans : si vous êtes victime d’un accident du travail ou d’une maladie professionnelle, il est important de conserver vos fiches de paie pendant au moins trois ans après la consolidation de l’état de santé.
2. 5 ans : dans le cadre d’une contestation relative aux cotisations sociales et allocations familiales, il convient de conserver vos bulletins de salaire pendant cinq ans à compter de la fin de l’année civile concernée.
3. 30 ans : si vous pensez avoir été exposé à des substances ou des facteurs de risques professionnels, vous devez conserver vos fiches de paie pendant 30 ans après la fin d’exposition auxdits risques.

Obligations pour l’employeur et les entreprises

Les employeurs ont également des obligations en matière de conservation des bulletins de salaire. En effet, ils doivent les conserver durant une période déterminée :

• 5 ans : il s’agit de la durée légale minimale de conservation des fiches de paie par les entreprises. Cette durée permet notamment aux employeurs de répondre aux éventuelles demandes de renseignements des administrations (Pôle emploi, URSSAF, caisse de retraite…).
• 10 ans : l’employeur doit conserver les documents relatifs aux accidents du travail et aux maladies professionnelles pendant cette période. Cela concerne aussi bien les déclarations auprès des organismes compétents que les informations concernant les expositions aux risques professionnels.

Le cas particulier des auto-entrepreneurs

Pour les auto-entrepreneurs n’ayant pas de numero employeur sur fiche de paye, la durée de conservation des bulletins de salaire n’est pas la même. En effet, ces derniers doivent garder leurs documents comptables et fiscaux pendant 10 ans. Les bulletins de salaire, qui constituent une pièce justificative de revenus, entrent dans cette catégorie de documents.

Comment conserver ses fiches de paie efficacement ?

Afin de conserver vos fiches de paie en toute sécurité, il est recommandé de mettre en place certaines bonnes pratiques :

• La numérisation : scannez vos bulletins de salaire et stockez-les sur un support informatique sécurisé (disque dur externe, clé USB, stockage en ligne…).
• La sauvegarde : pensez à effectuer régulièrement des copies de sauvegarde de vos documents numérisés. Cela vous permettra de les retrouver facilement en cas de problème avec votre support de stockage principal.
• Le classement : rangez vos fiches de paie papier dans un classeur ou une chemise prévue à cet effet, en veillant à respecter un ordre chronologique.

Les démarches en cas de perte ou de détérioration de ses fiches de paie

En cas de perte ou de détérioration de vos bulletins de salaire, il est possible de demander un duplicata auprès de votre ancien employeur. Toutefois, ce dernier n’est pas obligé de vous fournir un nouveau document si la durée légale de conservation est dépassée.

Il peut également être utile de contacter les organismes compétents tels que l’URSSAF, la caisse de retraite ou Pôle emploi pour obtenir les informations nécessaires concernant vos cotisations et vos droits.

Un point important : la fiche de paie dématérialisée

Depuis le 1er janvier 2017, les employeurs peuvent proposer à leurs salariés de recevoir leur fiche de paie sous forme dématérialisée. Le salarié est libre d’accepter ou de refuser ce mode de transmission.

En cas d’acceptation, l’employeur doit garantir la disponibilité et la conservation des bulletins de salaire électroniques pendant 50 ans ou jusqu’à l’âge auquel le salarié peut liquider sa retraite. Cette durée s’applique également en cas de rupture du contrat de travail, quelle qu’en soit la cause.

Ainsi, la question de « combien de temps faut-il garder une fiche de paie » dépasse la simple durée minimale de conservation. Il convient de prendre en compte les situations particulières qui requièrent une conservation plus longue, ainsi que les obligations liées à la dématérialisation.

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