Audit de renouvellement Qualiopi : les bonnes pratiques pour maintenir la qualité de votre organisme

L’audit Qualiopi est indispensable afin d’obtenir la certification du même nom, gage de qualité et de confiance. À un certain stade, un audit de renouvellement s’impose en vue de prolonger la validité de la certification lorsque la durée arrive à son échéance. Il consiste à vérifier le maintien de la conformité du dispositif certifié aux critères de qualité et permet de poursuivre la validité de la certification après l’audit de surveillance. Comment alors mener à bien cette étape ? Quelles sont les bonnes pratiques à connaître ?

Audit de renouvellement Qualiopi : la mise à jour régulière de votre documentation et de vos procédures

La certification Qualiopi est attribuée aux organismes de formation pour une durée de 3 ans. Suite à l’audit initial, vous devez effectuer l’audit de surveillance entre le 14e et le 22e mois après l’obtention de la certification. L’audit de renouvellement Qualiopi est de mise avant la fin de la 3ème année de validité. Cette étape se prépare avec soin et demande une mise à jour de votre documentation et de vos procédures. Elle sera la clé de la réussite de votre audit.

Pour ce faire, vérifiez les documents et les diverses pièces relatives à vos activités de formation. Contrôlez leur conformité aux réglementations les plus récentes. Les évaluations de la satisfaction des clients jouent aussi un rôle important lors de cet audit. Voilà pourquoi vous devez y prêter attention.

Une révision des procédures clés est également essentielle. Elle vous aide à vérifier que vos pratiques correspondent aux exigences du Référentiel National Qualité (RNQ). Il peut s’agir de la conception des formations ou encore de l’encadrement du personnel de formation, si vous en disposez.

Impliquez toute l’équipe dans la démarche Qualiopi

L’implication et l’engagement de toute l’équipe dans la démarche Qualiopi sont indispensables. C’est un moyen de conscientiser les membres sur l’importance de cette certification et de les responsabiliser dans le maintien de la conformité aux critères de qualité. Cela permet également aux collaborateurs de mieux s’engager dans votre organisme. Une formation interne pourrait être un moyen pour permettre aux salariés de rester informés sur les bonnes pratiques à respecter en vue d’assurer la qualité des formations. Communiquez clairement et encouragez la coopération de vos équipes dans l’audit.

Cette implication est toute aussi essentielle en cas de non-conformité repérée. Sensibilisez le personnel dans le cadre des actions d’amélioration continue à mettre en œuvre. Il doit être en mesure de comprendre les modifications réalisées et de trouver des solutions collectives pour mener à bien les procédures.

Réalisez des autoévaluations pour identifier les axes d’amélioration

Une autoévaluation est vivement recommandée. Cette opération permet de repérer les atouts et les lacunes de votre organisme. Ainsi, vous avez la possibilité de définir les éventuels axes d’amélioration en amont de l’audit de renouvellement Qualiopi. Prenez-les en compte et faites le nécessaire en fonction pour être préparé le jour de l’audit.

Basez-vous sur les critères de qualité liés à la certification dans le cadre de cette évaluation. De nombreux domaines méritent de retenir votre attention, tels que les programmes de formation proposés, les qualifications des formateurs ou encore les feedbacks des personnes formées.

Préparez et organisez efficacement les preuves à présenter lors de l’audit de renouvellement

Lors de l’audit de renouvellement, vous devez être en mesure de prouver le respect et l’application des critères Qualiopi dans votre organisme depuis son obtention. Voilà pourquoi il est crucial de réunir des preuves tangibles à présenter. Vous pouvez fournir les retours des personnes formées au sein de votre organisme, des fiches d’évaluation ou encore des exemples de supports pédagogiques. Sachez que l’auditeur prêtera attention à ces documents afin de vous évaluer. Il faut donc veiller à les rassembler pour pouvoir les présenter à la demande de l’auditeur le jour venu.

Vous l’aurez compris, l’audit de renouvellement Qualiopi est incontournable pour continuer de profiter de cette certification. Elle vous permet de rallonger votre engagement de trois années supplémentaires. Toutefois, cet audit se prépare avec soin pour le réussir. Il est essentiel d’impliquer les collaborateurs dans cette démarche pour faciliter la mise en œuvre des différentes actions et le respect des bonnes pratiques. Vous devez également repérer les points forts et les points faibles de votre organisme en vue de prévoir les axes d’amélioration nécessaires. N’oubliez pas de réunir les preuves qui démontrent votre conformité aux critères de qualité.