Domiciliation entreprise : Qu’est-ce que c’est ? Possibilités et procédures

En quoi consiste la domiciliation d’entreprise ?

Si vous souhaitez démarrer la création d’une entreprise, la deuxième étape la plus importante pour commencer les formalités administratives (en dehors de l’identité et du nom de la société); consiste à déterminer où votre entreprise va être domiciliée (basée). 

La domiciliation d’entreprise, c’est quoi ?

Une domiciliation d’entreprise implique que le siège social d’une société soit attribué à un lieu fixe où se déroulent les activités administratives et fiscales. 

Il s’agit donc d’une adresse postale de sorte que les documents officiels destinés au dirigeant et aux départements commerciaux soient reçus et mis à leur disposition. 

Qu’il s’agisse d’une entreprise individuelle ou d’une société; il y a toujours l’existence d’un siège administratif. 

En effet, la loi Française définit le siège social comme étant le lieu indiqué comme tel dans l’immatriculation ou le registre des sociétés, à défaut, ou s’il y a plusieurs endroits (succursales, coentreprises, etc.); la domiciliation d’entreprise doit se faire dans le lieu où se trouve le pôle de gestion administrative ou RH.

La domiciliation d’entreprise est-elle obligatoire ou facultative ?

En France, pour valider une immatriculation d’une entreprise ou d’une société, l’indication d’une adresse pour la domicilier est obligatoire.

Chaque entrepreneur est tenu de déclarer l’adresse de sa structure auprès d’un guichet électronique de formalités des entreprises. Elle est nécessaire pour pouvoir immatriculer votre entreprise au RCS (Registre du Commerce et des Sociétés);ou au Répertoire des Métiers (RM); mais il y a plusieurs considérations à prendre en compte pour bien choisir le lieu officiel devenant le siège social majoritaire d’une entreprise.

En effet, toutes les entreprises enregistrées en France doivent prouver une domiciliation stable afin de réceptionner tous les documents administratifs, juridiques et fiscaux relatifs à la gestion de la société. 

En revanche, l’adresse de domiciliation de l’entreprise n’oblige pas à ce que toutes les activités de l’entreprise soient réalisées dans cet espace permanent et ne demande pas la présence d’employés à l’intérieur.

Les différentes possibilités de domiciliation d’une entreprise

Vous l’aurez compris, une entreprise ne peut pas fonctionner sans siège social. En tant que dirigeant, vous êtes libre de choisir la domiciliation de votre entreprise. 

Mais où cette domiciliation peut-elle se trouver exactement ? 

Lors du choix de la domiciliation d’une entreprise; plusieurs options se présentent à vous.

Ces possibilités tiennent compte de plusieurs variables dont chacune possède des avantages mais aussi des inconvénients parfois notables.

Domiciliation d’une entreprise au domicile personnel ou chez un tiers

Depuis le 21 septembre 2000 :

“ Toute personne demandant son immatriculation au registre du commerce et des sociétés doit justifier de la jouissance du ou des locaux où elle installe, seule ou avec d’autres. Cette adresse devient le siège de l’entreprise, ou, (lorsque celui-ci est situé à l’étranger); l’agence, la succursale ou la représentation établie sur le territoire français. ”

Article L123-10 du code du commerce

Pour y parvenir, il n’existe pas de modèle particulier pour rédiger une attestation de domiciliation d’entreprise. Le document fourni lors de l’immatriculation de la société doit au minimum contenir certaines données, telles que :

• Noms, prénoms et adresse du domicile du dirigeant ;
• Nom et forme juridique de la société ;
• Adresse de domiciliation de la société ;
• Coordonnées du propriétaire.

Attention cependant, la domiciliation d’entreprise au domicile personnel n’autorise pas pour autant l’exercice de l’activité, la réception de marchandises ou de clients.

En outre, dans le cas d’une entreprise inscrite au RCS; le Greffe du tribunal de commerce envoie un rappel au dirigeant d’entreprise 3 mois avant l’expiration du délai de 5 ans; afin de confirmer à nouveau l’exercice de son activité dans le lieu de résidence du siège social. 

En cas d’hébergement chez une tierce personne ou chez un parent, il convient d’ajouter :

• L’adresse représente votre résidence principale (avec attestation d’hébergement établie par le propriétaire) ;
• Aucune disposition légale (activité formelle) ou contractuelle (voisinage, locataire, copropriétaire, etc.) ne s’y oppose.

Domiciliation dans un local propre à l’entreprise

La domiciliation d’entreprise dans un local commercial dédié à son activité est une autre possibilité envisageable; à condition d’être le locataire, un occupant précaire (sous contrat) ou le propriétaire de la surface occupée. 

Avant de déclarer cette adresse comme étant la domiciliation principale de votre entreprise, il convient de vérifier qu’aucune disposition législative ou contractuelle ne s’y oppose (règles d’urbanisme ou clauses du bail par exemple).

La domiciliation d’entreprise dans un local demande également la souscription d’un contrat de droit au bail si vous n’êtes pas le propriétaire des lieux.

• Dans le cas d’une entreprise commerciale :

Un bail commercial de 3, 6 à 9 ans maximum peut être conclu.

• Dans le cas d’une activité libérale :

Un bail professionnel un écrit engageant les deux parties pour un période au moins égale à 6 ans est envisageable.

• Dans le cas d’une occupation précaire d’un local :

Une convention d’occupation précaire peut être établie entre le propriétaire et l’occupant. Cela offrir une jouissance commune mais réglementée sur une durée déterminée.

Domiciliation auprès d’une pépinière d’entreprise

Une pépinière d’entreprise peut aussi porter le nom d’incubateur d’entreprise. Il s’agit d’endroits mis en place par des institutions publiques ou des entreprises privées. 

Ce type de structure permet au dirigeant de profiter de locaux ayant des bureaux, des salles de réunion; des équipements bureautiques et des services pouvant être mutualisés par la présence de plusieurs entreprises. Cela permet d’avoir un lieu de domiciliation d’entreprise idéal avec un tarif très avantageux. 

Dans le cadre des institutions publiques avec une pépinière d’entreprise; deux conditions doivent être remplies pour accéder à une domiciliation d’entreprise : 

• L’entreprise doit avoir au moins 2 ans d’existence ;
• Formuler un dossier de candidature afin d’être validé au sein de la pépinière.

Cependant, cette domiciliation est bien souvent éphémère puisque la convention signée prend fin automatiquement au bout de 3 ans.

Dans le cadre des incubateurs d’entreprise par le biais d’entreprise privée, il faut :

• Constituer un dossier complet. Il sera examiné par un comité pour décider de votre entrée au non dans l’incubateur.

Domiciliation d’entreprise à l’étranger

Il est de plus en plus fréquent de voir des entreprises Françaises effectuer une domiciliation à l’étranger. Cela peut s’effectuer si vous justifiez d’arguments pouvant conduire à :

• Un accès à un marché plus favorable à votre entreprise ;
• Au bénéfice des réglementations plus ouvertes sur la nature de vos activités ;
• Un rapprochement d’une situation géographique plus pertinente pour votre business ;
• Diminuer la lourdeur administrative et fiscale; etc. 

Certains pays comme l’Angleterre, la Suisse et même les Emirats Arabes Unis avec Dubaï se présentent comme étant des eldorado pour les entrepreneurs. La flexibilité et les avantages proposés des dispositifs conçus pour accueillir les entrepreneurs ne manquent pas.

Créer une entreprise à Dubaï peut par exemple être un choix très judicieux si vous visez un projet d’internationalisation.

Cependant, les modalités de domiciliation d’entreprise à l’étranger sont différentes pour chaque État. Par conséquent, pour effectuer ce changement de domiciliation ou l’établir directement à la création de votre société; informez-vous auparavant sur de la législation des entreprises dans le pays envisagé.

Dans tous les cas, si votre entreprise est déjà créée; il conviendra de la dissoudre en France avant de s’expatrier.

Auprès d’une société de domiciliation

Une dernière possibilité de domiciliation d’entreprise peut s’envisager auprès d’une société annexe spécialisée dans le domaine. Cette dernière doit être agréée par le préfet du département (ou le préfet de police à Paris); et immatriculée au RCS.

Le rôle de cette entreprise consiste à fournir une adresse de siège social à une entreprise souscrivant à un contrat signé. Certaines proposent également des locaux et des prestations de secrétariat afin de gérer les documents administratifs reçus sur place. Une comptabilité peut aussi être demandée une fois le traitement des courriers effectué. 

Pour bénéficier de cette adresse de domiciliation professionnelle, vous devez pouvoir présenter un contrat de domiciliation conclu avec le propriétaire ou le titulaire du bail de ces locaux (le domiciliataire) lors de l’immatriculation au RCS de l’entreprise. 

Ce contrat doit indiquer les mentions suivantes :

• Numéro d’agrément préfectoral ;
• Période du durée du contrat (minimum 3 mois – renouvelable par tacite reconduction sauf préavis de résiliation) ;
• Engagement de la société de domiciliation durant l’occupation des locaux ;
• Engagement du domicilié d’utiliser exclusivement les locaux comme siège social pour son entreprise.