Comment fonctionne une conciergerie d’entreprise ? Quels sont les services ?

Les services de conciergerie d’entreprise sont de plus en plus populaires en France. Elles sont arrivées au tout début des années 2000. Elles étaient spécialement dédiées aux grosses entreprises de plus de 2000 salariés dont le système d’organisation était souvent lourd et coûteux. 

Désormais, les services d’une conciergerie d’entreprise peuvent s’étendre jusqu’aux entreprises de plus petites tailles (environ 100 salariés). 

Devenus incontournables dans certaines entreprises, ces assistants personnels sont la solution à n’importe quelle tâche. Il suffit de passer un coup de téléphone à tout moment de la journée pour enclencher le réseau de partenaires développé par la conciergerie d’entreprise. Vous pouvez ainsi obtenir en un temps express des solutions à vos suggestions; même à l’autre bout du monde.

Comment fonctionne une conciergerie d’entreprise ?

Chaque entreprise a son propre rythme, sa politique d’entreprise, son approche commerciale et ses habitudes. Cela peut être interprété comme un style de vie d’entreprise. Le service de conciergerie est un mode de conduite des affaires professionnelles dont le but principal est de garantir que toutes les exigences des clients sont satisfaites de manière efficace et correcte.

Lorsqu’une entreprise fait le choix des services d’un gestionnaire personnel, il délègue les tâches de tous les types d’événements et de tous les détails de leur entreprise. Cela peut aller de la simple organisation de réunions afin d’assurer un flux de travail fluide aux forums qui permettent aux clients d’offrir à leurs partenaires clés des conditions de coopération confortables et pratiques. Ceci induit souvent à une augmentation des ventes de l’ensemble de services de l’entreprise.

• Recherches diverses ;
• Soutien des activités de vente ;
• Réservations ;
• Outils variés pour les projets, les salariés et les dirigeants ;
• Gestion du calendrier ;
• Secrétariat virtuel ;
• Pôle ressources humaines externalisé ;
• Assistant de développement personnel ;
• Gestion des tâches liées à l’administration ;
• Commercialisation et conception de produits ;
• Maintien ou développement des activités internationales (en plusieurs langues)…

En gérant l’ensemble du planning des entreprises qui leur sont confiées, les conciergeries d’entreprises font du travail des sociétés leur priorité avec professionnalisme et ponctualité notamment grâce à la diffusion de services haut de gamme pour les entreprises clientes. 

Pourquoi contacter une conciergerie d’entreprise ? 

Une conciergerie d’entreprise apporte les connaissances et les outils nécessaires qui permettront aux organismes, associations et sociétés d’atteindre leurs objectifs commerciaux plus rapidement et serainement. Cela s’articule sur :

• L’approche individuelle de chaque client ;
• La flexibilité des horaires ;
• La disponibilité 24h/24 et 7j/7 ;
• Une large champ de partenariats établies entre les hôtels, transferts d’entreprises, salles de réunions et de conférences, service VIP à l’aéroport, réservations de restaurants, gestion d’horaires d’affaires…
• La communication professionnelle en plusieurs langues (minimum Anglais / Français) ;
• Une sécurité des informations personnelles et d’entreprise ;
• Une retour immédiat à n’importe quelle étape du processus de traitement des affaires confiées…

En France, les conciergerie d’entreprise sont parfaitement compétentes pour vous assister dans la conception d’un produit parfait qui comprend leur  expérience, leur sens de l’innovation et, bien sûr, les souhaits de leurs clients. Il peut s’agir de n’importe quel service, de l’obtention d’un billet d’entrée VIP à n’importe quelle fête à l’accueil d’une délégation commerciale.

Faire l’expérience des services de conciergerie permet également d’explorer votre propre style de vie en entreprise, ce qui est la clé d’un modèle sociétal réussi !

En outre, les concierges d’entreprises représente également des outils flexibles d’entreprise qui veulent agir pour la parité homme/femme.

Malgré l’évolution des mœurs, les femmes prennent encore souvent en charge l’organisation pratique du foyer (recherche d’une solution de garde pour les enfants et l’aide ménagère, remplissage des placards et réfrigérateurs…). 

En offrant à ces femmes salariées un(e) assistant(e) personnel(le) qui les épaulera pour toutes ces actions quotidiennes, les entreprises les dégagent de bien des préoccupations et leur offrent ainsi plus de temps pour elles et une charge mentale libérée pour travailler en toute sérénité.

Quels sont les services proposés par une conciergerie d’entreprise ?

Vous l’aurez compris, l’objectif majeur d’une conciergerie d’entreprise, c’est d’assister les organismes et les sociétés dans les problèmes quotidiens. Dans ce contexte, la personne dédiée à votre entreprise peut fournir les types de services suivants :

Accompagnement des petites et grandes entreprises

L’externalisation des tâches via une conciergerie pour les entreprises est un outil innovant qui est conçu même pour les plus petites sociétés. Ce processus permet tout d’abord une approche flexible. Cela permet facilement l’élargissement ou la réduction de l’équipe en fonction des besoins ou d’un projet donné. En décidant de coopérer avec des experts dans ce domaine, il est possible d’économiser sur les coûts liés à la formation complémentaire des employés et de fonder votre entreprise sur des solutions plus performantes.

Aide aux services et à l’information

Les concierges d’entreprise sont également de véritables assistants personnels. Ils peuvent s’occuper d’un maximum de tâches administratives pour le cadre professionnel mais aussi pour les salariés de la société. Par exemple, ils peuvent effectuer :

• Une garde collective d’enfants ;
• Une livraison de courses ;
• Des services à la personne ;
• Des soins de beauté et de bien-être ;
• Un entretien automobile ;
• Une collecte et / ou une livraison de linge repassé ;
• Des recherches personnalisées et des réservations diverses…

De plus, ils peuvent avoir un service informatif sur un  choix de film pour une soirée au cinéma; vous expliqueront les particularités du pays d’accueil si l’entreprise part en voyage, etc.

Exécution des commandes personnelles. 

Un assistant de conciergerie d’entreprise peut se voir confier la réception d’une voiture en réparation, la livraison d’un portefeuille oublié et toute autre tâche inhabituelle. Si nécessaire, il peut également se rendre disponible pour commander la recherche et la livraison du cadeau.

Les services de ce type peuvent être utilisés non seulement par les partenaires clés de votre entreprise, mais également par les employés, si nécessaire. Réaliser ces tâches quotidiennes via une conciergerie d’entreprise vous offre l’immense avantage de ne pas être dans l’obligation d’embaucher des assistants personnels et de les garder dans le personnel permanent de l’entreprise.

Sous-traitance

Si vous souhaitez que l’externalisation des processus métiers de votre entreprise soit effectuée par des experts spécialisés et déjà formés, les équipes d’une conciergerie d’entreprise se tiennent à votre disposition. 

Grâce à eux, vous bénéficiez d’un soutien irremplaçable dans le fonctionnement de votre entreprise. Tant dans son ensemble que dans ses différents domaines spécialisés. Bien que leur activité repose principalement sur la mise en œuvre d’objectifs et de stratégies marketing et commerciales fixées par leurs clients; les conciergerie d’entreprise sont également dans la capacité d’augmenter l’efficacité de vos activités en trouvant des prestataires externes et experts dans leur domaine.

Organisation d’activités

Les spécialistes du service en conciergerie d’entreprise aident leurs clients à trouver des événements culturels ou sportifs intéressants (team building), à réserver, à acheter et à se faire livrer les billets les meilleures places sur des événements donnés.

De plus, le responsable de la conciergerie d’entreprise peut organiser des événements spéciaux comme réserver une table ou une chambre dans le secteur de l’hôtellerie / restauration; mais aussi à des niveaux de service premium comme l’aménagement d’un voyage d’affaire. Dans ce cas, tout est fait pour satisfaire le dirigeant d’entreprise, ses collaborateurs ou ses employés. L’assistant concierge peut s’occuper de l’élaboration d’un circuit individuel et la réservation d’un avion personnel, d’un hélicoptère, d’un yacht ou d’une voiture exclusive. Sur place, il est aussi chargé des transferts vers les hôtels, maisons, villas, chalets, etc.

Gestion des ressources humaines

La mise en place d’une conciergerie d’entreprise peut également venir soutenir ou remplacer un pôle des ressources humaines. Cela permet un gain de temps et une diminution des coûts pour la constitution de ce département d’entreprise. 

En outre, l’assistance RH permet un meilleur équilibre de la vie professionnelle et personnelle des salariés qui peut bénéficier des avantages de l’existence de cette gestion des ressources humaines. Bien souvent, il en ressort une amélioration de la productivité et une considération croissante de l’image de la société des employés pour l’entreprise. 

La conciergerie est donc un élément concret de Responsabilité Sociétale des Entreprises puisqu’elle permet de lutter contre le stress des employés et leur apporte plus de confort au quotidien. 

Comment se rémunère une conciergerie d’entreprise ?

Côté entreprise, faire appel à une conciergerie d’entreprise en France est un coût de gestion qui est intégralement (ou en partie) pris en charge par l’entreprise elle-même ou le CE de ce dernier.

Dans certaines structures, les salariés bénéficiant de leurs services payent un abonnement mensuel ou uniquement leur consommation de services. 

Côté conciergerie d’entreprise, pour convaincre de leur faible budget, la plupart d’entre elles mettent en avant que pour le prix d’un ticket restaurant par mois et par salarié, une entreprise peut mettre en place leur système d’assistance professionnelle.

Ainsi, elles s’engagent à ce que les employés ne paient pas des prestations plus chères que s’ils faisaient appel à des prestataires extérieurs.

De plus, il est également envisageable pour l’entreprise de proposer des CESU pré-financés.

En effet, depuis la parution de la loi du 26 juillet 2005 concernant la défiscalisation consentie et relative au développement des services à la personne, l’investissement dans une conciergerie d’entreprise devrait permettre à leurs clients de récupérer sous forme de crédit d’impôt une partie de la dépense engagée. Pour faire simple une conciergerie d’entreprise bénéficie d’exonérations à contributions sociales.

Ainsi, les employeurs ayant recours à ces prestations de services peuvent bénéficier notamment d’un crédit d’impôt de 25% sur les aides versées. Ces aides étant déductibles de l’impôt sur les sociétés. 

De plus, des entreprises proposent la mutualisation de la conciergerie entre plusieurs sociétés de petite taille afin d’amortir les coûts les plus élevés.