La technique Pomodoro : augmenter la productivité au travail

Tout comme le team building, la gestion efficace du temps est une compétence recherchée sur le marché du travail, notamment dans le cas des télétravailleurs, dont le nombre a considérablement augmenté ces derniers mois en raison de la pandémie de coronavirus. 

La capacité de planifier et de gérer vos heures de travail pour obtenir les meilleurs résultats possibles; ce sont des qualités que tout employé précieux devrait posséder.

Il existe de nombreuses méthodes qui peuvent vous aider à rester concentré et à travailler efficacement tout au long de la journée. L’homme n’est pas une machine, il a donc besoin de pauses pour se reposer et se rafraîchir l’esprit. Cependant, soyez prudent en prenant des pauses afin qu’elles ne prennent pas plus de temps que de travail. 

Pour cela, il existe une excellente solution : la méthode Pomodoro. Il s’agit d’une technique de minuterie à intervalles qui vous aidera à rester productif toute la journée. Pour faire simple, il s’agit d’un planning de gestion du temps par séquences préalablement établies dans votre espace de travail afin de accroître votre productivité. Découvrez comment la technique Pomodoro peut aider vos subordonnés à gérer efficacement leur temps de travail.

Qu’est-ce que la technique Pomodoro ? 

La méthode pomodoro est une méthode de gestion du temps développée par Francesco Cirillo à la fin du XXème siècle. La méthode est basée sur l’utilisation d’une alerte avec des intervalles de 25 minutes sans interruption – appelés pomodori. Ces séparation du travail sont espacées par des pauses régulières de 5 minutes.

En effet, la technique Pomodoro est basée sur l’hypothèse que des pauses fréquentes ont un effet positif sur la productivité; et les capacités mentales des individus.

Le nom « Pomodoro » vient du minuteur de cuisine en forme de tomate, que le créateur a utilisé lors des premières expérimentations. La méthode Pomodoro fonctionne bien à la fois pour travailler, apprendre et effectuer d’autres activités qui nécessitent un effort intellectuel. De plus, cela éviter la procrastination, permet d’être plus efficace et de booster la productivité.

De nos jours, vous pouvez trouver de nombreuses applications de minuterie Pomodoro qui vous permettent de régler le temps de travail et la durée des pauses en fonction des besoins individuels de la personne. Le compte à rebours en ligne avec l’application Pomodoro est très pratique, mais il peut être utilisé même sans ce type de logiciel. Tout ce dont vous avez besoin est une minuterie d’intervalle que même un réveil régulier sur votre téléphone peut réaliser.

Cette méthodologie de la gestion du temps permet de mieux gérer et de prioriser le travail, bien répartir les journées de travail mais surtout de savoir si vous devez déléguer certaines tâches urgentes; afin que vous puissiez travailler plus vite. En effet, il faut savoir où se trouvent nos limites dans l’accumulation de travail sans être multitache. Pomodoro vient donc à votre secours pour délimiter votre emploi du temps pour améliorer votre productivité.

Comment fonctionne la méthode Pomodoro ?

La technique Pomodoro est simple et compréhensible, et son introduction dans votre routine quotidienne ne nécessite pas une longue préparation. 

Son reflet principal consiste à se concentrer entièrement sur la tâche à accomplir pendant une période de temps spécifiée sans être distrait par d’autres sujets (comme vérifier les actualités sur Facebook ou lire les notifications sur le téléphone…) 

Les intervalles de travail intensif vont être séparés les uns des autres par une courte pause, au cours de laquelle vous devez vous éloigner de votre tâche de travail et vous reposer un moment.

En bref :

La méthode Pomodoro peut être décrite en six étapes :

1. Créer une liste de tâches à effectuer ;

2. Réglez l’intervalle de temps pour qu’il sonne 25 minutes après le début du décompte ;

3. Éteignez toutes les distractions et concentrez-vous sur le travail de la liste ;

4. Lorsque l’alarme se déclenche; arrêtez de travailler (même inachevé) et faites une pause de 5 minutes.

5. Après la pause, remettez vous au travail en rallumant le minuteur pour recommencer un autre pomodoro.

6. Après quatre pomodori, prenez une pause plus longue de 15 à 30 minutes.

Règles d’utilisation de la technique Pomodoro

Que vous utilisiez un réveil ordinaire ou l’un des outils en ligne Pomodoro pour contrôler votre temps; vous devez vous rappeler les règles à suivre pour que la méthode réussisse. 

Technique Pomodoro – Comment paramétrer le minuteur d’intervalle ?

Pour accroître votre productivité et gagner du temps, il convient de prendre quelques minutes pour établir le planning de votre journée de travail selon les principes d’intervalles pomodoro. Pour cela, il faut au minimum instaurer :

• 4 phases de 25 minutes de travail sans interruptions ;
• 5 minutes de pause entre chacune d’entre-elles ;
• 15 à 30 minutes de pause à l’issue d’un cycle de 4 Pomodori.

Un Pomodoro ne peut pas être interrompu 

Si vous commencez votre premier pomodoro et que vous travaillez sur un projet, vous ne pouvez faire une pause qu’après 25 minutes. N’arrêtez pas de travailler plus tôt et de faites pas d’interruptions au cours du temps imparti (mails, notifications etc.) Restés focalisés; surtout si vous avez parfaitement défini vos intervalles pomodoro au préalable. Les 25 minutes doivent être comblées par votre productivité sur le projet lancé au début du minuteur.

Si la tâche nécessite plus de 5 à 7 intervalles

Divisez-la en tâches plus petites pour répartir votre temps de travail efficacement.Si la tâche prend moins d’un intervalle

Ajoutez-y une deuxième petite tâche pour qu’elle remplisse entièrement un pomodori. Bien gérer son temps est important pour être efficace et ne pas être tenté par la distraction annexe.

Les premiers pomodori sont les plus durs 

Pas d’inquiétude, ça ne fait que s’améliorer avec le temps ! Souvent 25 minutes semble être trop courts pour la plupart des personnes qui mettent en place la technique Pomodoro. Organiser sa journée et gagner en productivité est un entrainement quotidien que ces intervalles précises permettent de paramétrer.

La technique Pomodoro ne doit pas être utilisée pour diviser votre temps libre

Être plus organisé se réalise par la gestion de tâches productives professionnelles seulement. Ne mélangez pas donc pas votre planning de travail avec votre temps de détente ou de loisirs. Ce qui fait partie du travail ne doit pas empiéter votre temps personnel. Il s’agit de la règle d’or de la stratégie Pomodoro.

Pourquoi la méthode Pomodoro est-elle si efficace au travail ?

La technique Pomodoro est populaire pour plusieurs raisons. L’une des plus importantes est le fait qu’il est beaucoup plus facile pour une personne de se concentrer et d’éliminer les distractions si elle sait qu’elle ne le fait que pendant un certain temps. 

Si ce n’est pas trop long, il est plus facile de se motiver, et connaître les minutes qui passent de chaque pomodoro vous permet de travailler plus efficacement car vous souhaitez terminer la tâche avant la pause accordée.

De plus, cette méthode aide grandement à motiver vos équipes et à commencer à travailler dès le lancement du chrono. Ainsi, il est beaucoup plus facile de se mettre au travail en sachant que vous n’aurez pas à travailler sur une tâche tout le temps, seulement 25 minutes, après quoi vous pourrez vous reposer. Les pauses peuvent être considérées comme des récompenses pour l’accomplissement d’une tâche, ce qui augmente en outre l’attractivité de Pomodoro.

Autres techniques pour gérer le temps de travail 

L’application d’un compte à rebours avec la minuterie Pomodoro est un bon moyen d’améliorer votre productivité, mais vous pouvez faire bien plus pour rester productif au travail. Une bonne solution pour contrôler le temps passé à travailler sur des projets donnés est l’enregistrement du temps et les applications d’enregistrement dispensées spécialement pour les entreprises.

De nombreux systèmes permettent aux employés d’enregistrer l’heure de début et de fin du travail sur une tâche donnée; grâce à quoi il est possible de collecter des données détaillées sur le temps dont un employé a besoin pour effectuer une activité donnée. Cela vous permet de planifier encore mieux vos heures de travail et de créer une liste de tâches en utilisant la technique Pomodoro par la suite.

Gestion du temps de travail – Avantages

Depuis l’existence du travail à proprement parler, on a beaucoup évoqué l’importance d’utiliser son temps de manière appropriée dans l’exercice de ses fonctions. 

En effet, de nombreux avantages affectent l’efficacité du travail dans l’ensemble de l’organisation :

1. Réduire le niveau de stress et d’anxiété des collaborateur

Lorsqu’un employé sait ce qu’il doit faire et la durée que lui prennent ses activités individuelles, il peut répartir ses tâches tout au long de la journée de manière à ne pas se soucier de ne pas terminer ses tâches à temps. 

Grâce à cette responsabilité, il est capable d’estimer le temps nécessaire pour exécuter une commande officielle, et il se trouve en mesure de fournir une réponse précise concernant la date d’achèvement du projet. Ainsi il lui est beaucoup plus facile d’éviter les retards qui augmentent le stress au travail.

2. Augmenter la confiance en soi et développer l’esprit d’équipe

Les employés qui peuvent utiliser efficacement leur temps se sentent plus confiants en sachant de combien de temps ils ont besoin pour effectuer une activité donnée. Disposant de telles informations; ils savent ce qu’ils peuvent faire et sont plus disposés à entreprendre des tâches supplémentaires ou des tâches complètement nouvelles. Ceci étant donné qu’ils peuvent faire face à celles existantes sans aucun problème.

Pomodoro aide donc à devenir plus efficace et autonome dans la vie professionnelle. Organiser son temps s’apprends et c’est au fil du temps que être plus productif sur des délais plus courts évite finalement de perdre du temps.

3. Compréhension et contrôle accrus de leurs activités 

Sachant combien de temps les activités individuelles prennent, l’employé réalise quelles tâches prennent le plus de temps et à quel rythme il doit travailler. Des informations plus détaillées sur les tâches des projets (qu’un logiciel d’enregistrement du temps peut fournir), vous permettent également de comprendre des facteurs supplémentaires qui affectent le temps prolongé d’achèvement des tâches.

Ainsi il est donc plus facile d’apporter des modifications qui amélioreront le travail et le bien-être des employés. Chaque collaborateur se trouvera moins débordé par le travail et pourra accroître sa productivité.

4. Augmenter l’efficacité par la gestion du temps de travail

Lorsqu’un employé sait combien de temps il a besoin, connaît ses limites et ses faiblesses, prend les décisions qui correspondent le mieux à ses capacités – et devient ainsi plus efficace. Si tous les employés de votre organisation suivent cette méthode; la productivité de l’entreprise ou de la startup augmentera encore plus.

Hiérarchiser les tâches aide aussi à moins procrastiner au travail. Pour être plus productif et efficace tout en faisant face aux imprévus, le planning d’une journée de travail doit être établi en début de semaine. Cela permet une organisation personnelle accrue et une prise de responsabilité individuelle.

Résumé sur le méthode Pomodoro

La technique Pomodoro est une méthode de gestion du temps efficace et facile à mettre en œuvre qui vous permettra d’utiliser de manière optimale vos heures de travail. Que ce soit dans une entreprise ou une startup ces intervalles régulières ont permis d’obtenir d’excellents résultats sans surmenage. 

Cependant, lorsque vous utilisez les techniques Pomodoro, vous devez vous rappeler d’éliminer les distractions de votre environnement et de respecter systématiquement les marques de pause; sinon vous n’obtiendrez pas la pleine efficacité de cette technique.

Comment utiliser la méthode Pomodoro pour vraiment reprendre le contrôle de son temps ?

Avec de plus en plus de personnes qui ont pu essayer la technique Pomodoro récemment, notamment dans un cadre professionnel, bon nombre de travailleurs auront remarqué que l’application de cette méthode peut paraître bien plus compliquée qu’il n’y paraît. En effet, sans l’aide d’un vrai professionnel du domaine, comme par exemple Jean François Perchot, il est difficile pour certains professionnels de s’adapter à cette nouvelle façon de travailler.

Ainsi, nous ne pourrions que vous encourager à découvrir la méthode pomodoro que propose ce professionnel de la productivité : vous en profiterez pour mieux organiser votre temps, et ainsi éviter de voir votre productivité baisser petit à petit. Avec la méthode CSP créée par Jean François Perchot, il ne vous restera plus qu’à lire le guide complet sur la méthode Pomodoro en ligne : celui-ci est très complet, et vous propose des étapes encore plus précises que celles que nous vous avons proposées dans cet article. Avec un gain de temps qui n’est pas à négliger, autant dire que vous avez tout intérêt à vous lancer au plus tôt dans la méthode Pomodoro si vous êtes très regardant sur le temps passé au travail…